Niezależni kontrahenci są popularnym wyborem dla właścicieli firm, aby zaspokoić ich potrzeby w zakresie siły roboczej. Prawdziwie niezależni wykonawcy nie są traktowani jako pracownicy, co zasadniczo oznacza, że podatki od wynagrodzeń oraz pewne stanowe i federalne prawa pracy nie mają do nich zastosowania. Ważne jest jednak, aby upewnić się, że pracownik kwalifikuje się jako niezależny wykonawca, ponieważ konsekwencje niewłaściwego zakwalifikowania pracowników mogą być poważne.
Wielu właścicieli małych firm nie ma potrzeby lub chęci zatrudniania tradycyjnych pracowników do pracy w swojej firmie. Ci, którzy to robią, często robią to tylko dla podstawowych funkcji swojej firmy. Ale nawet w przypadku tych firm zdarzają się sytuacje, w których potrzebna jest siła robocza. To właśnie w takich sytuacjach korzystanie z usług niezależnych wykonawców jest doskonałym rozwiązaniem.
Co jest tak korzystnego w zatrudnianiu niezależnych wykonawców? Zatrudnianie niezależnych wykonawców pozwala na posiadanie siły roboczej tylko wtedy i tylko wtedy, gdy jest ona potrzebna. W przypadku niezależnych wykonawców możliwe jest posiadanie pracowników do pracy na terenie (lub poza terenem) firmy bez konieczności płacenia podatków od wynagrodzeń lub podlegania wielu stanowym i federalnym przepisom prawa pracy.
Wielu konsultantów doradza firmom zlecanie dowolnej funkcji, która nie jest bezpośrednio związana z produkcją podstawowych produktów lub usług firmy. Na przykład, wiele firm typu "white collar" zleca prace związane z utrzymaniem budynków lub usługami gastronomicznymi.
Niezależni wykonawcy są również szczególnie przydatni, gdy potrzebujesz konkretnej umiejętności lub wiedzy technicznej do realizacji specjalnego projektu, który ma trwać stosunkowo krótko.
Jeśli uważasz, że korzystanie z niezależnych wykonawców może być odpowiednie dla Twojej firmy, weź pod uwagę, co następuje:
- Czym dokładnie jest niezależny wykonawca? Które kategorie stanowisk mogą się nadawać do takiego traktowania?
- Jakie są pewne plusy i minusy korzystania z usług niezależnych wykonawców?
- Jakie są pewne wskazówki dotyczące skutecznego korzystania z usług niezależnych wykonawców?
Zdefiniowanie niezależnego wykonawcy
Niezależni wykonawcy pracują dla siebie - są traktowani tak, jakby prowadzili własną firmę. Nie jesteś więc pracodawcą niezależnego kontrahenta, nie płacisz za nie podatków od wynagrodzeń ani świadczeń na ich rzecz, ani nie są one chronione przez prawo pracy lub większość przepisów prawa pracy.
Niezależni wykonawcy kontrolują wykonanie pracy w oparciu o ich doświadczenie, specjalną licencję lub specjalne wykształcenie lub szkolenie wymagane do wykonania danej pracy.
W większości przypadków, mówisz im zarys projektu, który musi być wykonany i termin, a oni określają, jak to zrobić, na ich własnym harmonogramie. Niezależny wykonawca zapewnia wiedzę, doświadczenie i pracę do wykonania pracy lub zapewnia inne osoby do wykonania zleconej pracy. Niezależni wykonawcy są zazwyczaj wynagradzani na podstawie ich wyników (tj. stawka ryczałtowa za pracę lub stawka za jednostkę zakończoną), a nie na podstawie czasu, który włożyli.
Zasady IRS. Ogólnie rzecz biorąc, dla celów podatkowych kluczowym pytaniem, czy ktoś kwalifikuje się jako niezależny wykonawca jest stopień kontroli, jaki można sprawować nad pracownikiem. Pracownik będzie traktowany jako pracownik, jeśli firma ma prawo do określenia nie tylko tego co pracownik robi, ale także kiedy, gdzie i jak to robi.
IRS posiada 20-czynnikowy test, który wykorzystuje do określenia, czy pracownik jest niezależnym wykonawcą, czy też jest pracownikiem w przebraniu. Czynniki te mogą mieć różną wagę, w zależności od sytuacji faktycznej. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli pracownik zostałby uznany za pracownika poniżej 10 czynników, należy traktować go jako pracownika.
IRS niechętnie korzysta z usług niezależnych wykonawców, po części dlatego, że tacy pracownicy są odpowiedzialni za płacenie własnych podatków od wynagrodzeń i znacznie trudniej jest im się tego upewnić.
Jeśli masz wątpliwości, spójrz na formularz SS-8 IRS, który jest formularzem używanym przez IRS do określenia indywidualnego statusu dla celów podatku dochodowego i podatku od zatrudnienia.
Ustawa o Uczciwych Standardach Pracy (FLSA). Fair Labor Standards Act (FLSA) jest kolejnym ważnym prawem federalnym regulującym traktowanie pracowników. Niestety, ma ona swoją własną definicję niezależnego kontrahenta, która różni się nieco od definicji IRS.
Aby być naprawdę pewnym, że jesteś bezpieczny w traktowaniu pracowników jako niezależnych, musisz spełniać obie definicje.
W ramach FLSA niezależni wykonawcy nie są pracownikami i dlatego nie mają prawa do minimalnego wynagrodzenia i ochrony przed nadgodzinami. Istnieje sześć czynników decydujących o tym, czy pracownik jest pracownikiem w ramach FLSA, w przeciwieństwie do niezależnego kontrahenta:
- stopień prawa domniemanego pracodawcy do kontroli sposobu wykonywania pracy
- możliwość osiągnięcia przez domniemanego pracownika zysku lub poniesienia straty w zależności od umiejętności kierowniczych
- domniemana inwestycja pracownika w sprzęt lub materiały wymagane do pracy
- czy świadczona usługa wymaga specjalnych umiejętności
- stopień trwałości stosunku pracy
- czy usługa świadczona przez pracownika stanowi integralną część działalności rzekomego pracodawcy
Żaden pojedynczy czynnik nie jest ważniejszy od pozostałych przy określaniu statusu niezależnego wykonawcy. Kiedy kwestia ta pojawia się w sądach, sędzia musi rozważyć, czy w rzeczywistości gospodarczej pracownik jest zależny od przedsiębiorstwa, któremu świadczona jest usługa na rzecz dalszej pracy. Im większa jest ta zależność, tym większe jest prawdopodobieństwo, że pracownik zostanie uznany za pracownika.
Umowy z niezależnymi kontrahentami. Niezwykle ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że podpisanie umowy z niezależnym kontrahentem nie stworzy automatycznie takiego statusu, jeśli pracownik nie spełnia wymagań opisanych powyżej testów.
Zalety i wady korzystania z usług niezależnych wykonawców
Korzystanie z usług niezależnych wykonawców w celu zaspokojenia potrzeb kadrowych ma wiele zalet, ale należy zdawać sobie sprawę z wad, które również istnieją.
Korzystanie z usług niezależnych kontrahentów oferuje pracodawcom znaczące korzyści podatkowe i pozapodatkowe. Ponieważ pracodawcy są zobowiązani do płacenia pewnych świadczeń i podatków w imieniu swoich pracowników, korzyści finansowe wynikające z posiadania dużej siły roboczej niezależnych wykonawców mogą być znaczące.
Na przykład, klasyfikując pracowników jako niezależnych wykonawców, pracodawcy mogą być w stanie uniknąć odpowiedzialności z tego tytułu:
- Federal Insurance Contribution Act (FICA) lub Social Security Tax.
- federalna ustawa o podatku od bezrobocia (FUTA)
- skonsolidowany zbiorczy akt pojednania budżetowego (Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA))
- odszkodowania dla pracowników
- plany emerytalne
Wszystkie podatki od wynagrodzeń i świadczeń są utrzymywane przez indywidualnego kontrahenta, który nie uczestniczy w oferowanych przez firmę programach świadczeń.
Ponadto, twoje własne zwolnienie z wielu federalnych i stanowych praw pracowniczych opiera się na tym, ilu pracowników masz w swojej grupie roboczej. Niezależni wykonawcy nie są liczeni jako pracownicy. W związku z tym, jeśli zawierasz umowę z niezależnymi wykonawcami zamiast zatrudniać stałych pracowników w pełnym wymiarze godzin, możesz nie być objęty niektórymi z tych praw. Prawa te obejmują:
- Ustawa Amerykanów o Niepełnosprawnych
- Ustawa o urlopie rodzinnym i medycznym
- Tytuł VII ustawy o prawach obywatelskich z 1964 r.
- Ustawa o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu
Wady niezależnych kontrahentów. Główną wadą korzystania z usług niezależnych wykonawców jest to, że muszą Państwo być na bieżąco z tym, co dokładnie kwalifikuje kogoś jako niezależnego wykonawcę. Jeśli klasyfikujesz kogoś jako niezależnego kontrahenta, który nie jest, kary mogą być bardzo kosztowne.
Ponadto, niezależni wykonawcy, z definicji, mogą pracować dla wielu różnych firm w tym samym czasie. Nie będziesz miał takiej kontroli nad czasem, wysiłkiem i lojalnością pracownika, jak w przypadku stałego pracownika.
Co więcej, niektóre umowy pozwalają niezależnemu kontrahentowi na zastąpienie innej osoby inną w dowolnej pracy, więc możesz nawet nie być pewien, kto ostatecznie będzie wykonywał pracę za Ciebie.
Wreszcie, niezależni wykonawcy zobowiązują się do pracy dla Ciebie na czas trwania kontraktu i to wszystko. Jeśli podoba Ci się ich praca i chcesz kontynuować związek, być może będziesz musiał renegocjować umowę (w tym ich stawki płatności).
Wskazówki dotyczące korzystania z usług niezależnych wykonawców
Należy mieć świadomość, że istnieją różne kroki, które można podjąć, aby ułatwić sobie korzystanie z usług niezależnych wykonawców. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby upewnić się, że ci, którzy dla Ciebie pracują, kwalifikują się do statusu niezależnego kontrahenta i że możesz wygrać wszelkie wyzwania związane z Twoimi ustaleniami:
- Bądź ostrożny, gdy reklama dla niezależnych wykonawców, aby uniknąć stosowania zwrotów takich jak wynagrodzenie, płace lub stałej pracy, gdy jesteś rekrutacji. Spróbuj poszukać niezależnych wykonawców, którzy umieścili swoje własne reklamy pod "Situations Wanted" lub "Trade Services".
- Podczas nawiązywania relacji, unikaj ustawiania regularnego schematu dziennych lub tygodniowych godzin pracy. Osoba pracująca na własny rachunek ma prawdopodobnie możliwość wyboru, kiedy i gdzie będzie pracować w stosunku do wszystkich swoich klientów.
- W miarę możliwości należy pozwolić wykonawcom na dostarczanie własnych narzędzi, materiałów i sprzętu w ramach wykonywania wymaganych usług. Pokaże to, że istnieje ryzyko straty, a także szansa na zysk.
- Korzystać z usług wykonawców, którzy zazwyczaj reklamują swoje usługi w jakiś sposób. Zachowaj w aktach wszelkie wizytówki, okólniki, a nawet ogłoszenia w książce telefonicznej.
- Zezwolić wykonawcom na zatrudnianie własnych asystentów, jeśli to konieczne. Nalegać, aby wykonawca płacić podatki od wynagrodzeń normalnie wymagane dla takich pracowników.
- Nie włączaj wykonawców w zakres ubezpieczenia od odszkodowań pracowniczych, ubezpieczenia zdrowotnego lub innych świadczeń, które są przewidziane dla pracowników.
- Przed dokonaniem płatności za wykonaną pracę należy zawsze poprosić o wystawienie faktury lub oświadczenia. Jeśli to możliwe, sprawdź, czy czeki są płatne na rzecz firmy, a nie osoby fizycznej.
- Nie należy bezpośrednio zwracać wykonawcom żadnych wydatków, które mogliby ponieść, na benzynę, posiłki itp. Takie wydatki powinny stanowić część ustalonych przez wykonawcę opłat.
- Pamiętaj, że teoretycznie nie możesz zwolnić kontrahenta z pracy. Jeśli nie jesteś zadowolony z pracy wykonawcy, zwróć się do niego o rozwiązanie problemu. Jeśli nie ma kontraktu, zerwij relacje z kontrahentem, nie oferując mu więcej pracy.
- Powiedz to na piśmie! Oczywiście najlepiej jest mieć umowę na piśmie z niezależnym kontrahentem. Może on być wykorzystany w Twoim imieniu do wykazania ważności relacji z niezależnym wykonawcą, chociaż nie jest to rozstrzygający dowód.
